GDPR là gì? Làm sao để doanh nghiệp không vi phạm GDPR?

GDPR hay Quy định chung về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đã thay đổi hoàn toàn cách thức doanh nghiệp quản lý và bảo vệ thông tin cá nhân. Vậy GDPR là gì và doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo tuân thủ? Trong bài viết này, EcommerAI sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về GDPR, nguyên nhân ra đời, đối tượng áp dụng, cũng như các biện pháp hiệu quả để doanh nghiệp không vi phạm quy định.

GDPR là gì? Nguyên nhân ra đời và chủ thể bảo vệ của GDPR

GDPR (General Data Protection Regulation) là quy định chung về bảo vệ dữ liệu cá nhân do Liên minh Châu Âu (EU) ban hành, yêu cầu các tổ chức, doanh nghiệp phải bảo mật dữ liệu cá nhân và đảm bảo quyền riêng tư của công dân thuộc khối EU. Quy định này có hiệu lực từ ngày 25/5/2018, thay thế cho các luật bảo mật dữ liệu đã lỗi thời từ năm 1995.

Trước khi GDPR ra đời, Liên minh Châu Âu đã ban hành Chỉ thị Bảo vệ Dữ liệu năm 1995 nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân của công dân. Tuy nhiên, khi internet phát triển mạnh mẽ và trở thành môi trường kinh doanh tiềm năng, Chỉ thị này không còn đáp ứng được yêu cầu về cách lưu trữ, thu thập và giao dịch dữ liệu hiện đại. Công dân EU và các nước khác bắt đầu lo ngại về nguy cơ rò rỉ thông tin cá nhân, đặc biệt là dữ liệu liên quan đến tài chính và ngân hàng. Các cuộc khảo sát cho thấy, nếu dữ liệu cá nhân bị lộ, đa số người dùng sẽ đổ lỗi cho các tổ chức hơn là hacker. Điều này đã thúc đẩy EU ban hành GDPR, đảm bảo rằng các tổ chức phải chịu trách nhiệm trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Những loại thông tin được bảo vệ bởi GDPR là gì? Quy định này tập trung vào việc bảo mật các thông tin riêng tư như:

• Thông tin định danh cơ bản: Bao gồm tên, địa chỉ, số ID, địa chỉ IP.
• Dữ liệu duyệt web: Địa điểm, cookies và các thẻ RFID.
• Dữ liệu sinh trắc học: Bao gồm nhận dạng vân tay, giọng nói hoặc nhận dạng khuôn mặt.
• Thông tin sức khỏe và di truyền: Các dữ liệu liên quan đến sức khỏe và bệnh tật của cá nhân.
• Chủng tộc và dân tộc: Thông tin liên quan đến nguồn gốc dân tộc.
• Quan điểm chính trị: Thông tin về quan điểm hoặc hoạt động chính trị.
• Xu hướng tình dục: Bao gồm các thông tin về xu hướng và quan hệ tình dục.

>>> Cùng tìm hiểu Chat GPT là gì? Tại sao lại là công cụ đắc lực cho doanh nghiệp

Một số thuật ngữ pháp lý cần nắm trong GDPR

Trong GDPR, có một số thuật ngữ pháp lý quan trọng mà bạn cần nắm rõ:

Dữ liệu cá nhân là bất kỳ thông tin nào liên quan đến một cá nhân có thể được xác định trực tiếp hoặc gián tiếp. Những thông tin này có thể bao gồm tên, địa chỉ email, địa điểm, sắc tộc, giới tính, dữ liệu sinh trắc học, tín ngưỡng tôn giáo, cookies từ trình duyệt hoặc quan điểm chính trị.

Xử lý dữ liệu bao gồm bất kỳ hành động nào thực hiện trên dữ liệu cá nhân, dù là tự động hay thủ công. Điều này có thể là thu thập, ghi lại, tổ chức, cấu trúc, lưu trữ, sử dụng hoặc xóa dữ liệu. Nói cách khác, bất kỳ hành động nào liên quan đến dữ liệu cá nhân đều được coi là “xử lý dữ liệu”.

Chủ thể dữ liệu là cá nhân mà dữ liệu cá nhân của họ được xử lý. Đây có thể là khách hàng hoặc người truy cập trang web của bạn. Họ có quyền kiểm soát đối với dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của GDPR.

Chủ thể kiểm soát dữ liệu là người hoặc tổ chức quyết định lý do và cách thức xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu trong tổ chức của mình, bạn chính là người kiểm soát dữ liệu.

Chủ thể xử lý dữ liệu là một bên thứ ba thực hiện việc xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt cho người kiểm soát dữ liệu. Điều này có thể bao gồm các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Proton Drive, Microsoft OneDrive hoặc nhà cung cấp dịch vụ email như Proton Mail. GDPR có những quy định riêng áp dụng cho người xử lý dữ liệu, đảm bảo họ tuân thủ các yêu cầu bảo mật và bảo vệ dữ liệu.

>>> Prompt là gì? Tại sao nó lại quan trọng khi sử dụng các công cụ AI

Đối tượng và phạm vi điều chỉnh của GDPR là gì?

GDPR áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, tổ chức có liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân của công dân hoặc cư dân thuộc Liên minh Châu Âu (EU). Điều này bao gồm:

Công ty có trụ sở đặt tại EU: Bất kể quy mô hay ngành nghề, nếu doanh nghiệp có hoạt động tại EU, họ bắt buộc phải tuân thủ GDPR.

Công ty ngoài EU nhưng có khách hàng là công dân EU: Nếu doanh nghiệp ngoài EU cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho công dân EU hoặc theo dõi hành vi của họ (ví dụ như qua cookies hoặc quảng cáo trực tuyến), GDPR cũng áp dụng cho doanh nghiệp đó.

Doanh nghiệp có quy mô lớn: Tất cả các doanh nghiệp có hơn 250 lao động đều phải tuân thủ GDPR.

Doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn 250 lao động: GDPR vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp này nếu quy trình xử lý dữ liệu của họ ảnh hưởng đến quyền và tự do của cá nhân hoặc bao gồm các loại dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

7 nguyên tắc cốt lõi trong xử lý dữ liệu cá nhân của GDPR là gì?

Vậy những nguyên tắc mà GDPR đã đặt ra để giúp người dùng bảo vệ quyền riêng tư là gì? Sau đây là 7 nguyên tắc cốt lõi của GDPR hướng dẫn cách thức xử lý dữ liệu cá nhân, đảm bảo sự minh bạch, bảo mật và công bằng đối với người dùng:

• Hợp pháp, công bằng và minh bạch: Dữ liệu cá nhân phải được xử lý theo cách hợp pháp, công bằng và minh bạch đối với chủ thể dữ liệu. Các tổ chức cần đảm bảo người dùng biết được lý do và cách thức sử dụng dữ liệu của họ.
• Giới hạn mục đích sử dụng: Dữ liệu chỉ được thu thập và xử lý cho những mục đích cụ thể, rõ ràng và hợp pháp. Các mục đích này phải được thông báo cho người dùng từ đầu và không được thay đổi mà không có sự chấp thuận.
• Dữ liệu tối thiểu: Chỉ thu thập những thông tin cá nhân thực sự cần thiết cho mục đích đã xác định. Không thu thập hoặc lưu trữ dữ liệu quá mức so với yêu cầu của quy trình.
• Độ chính xác: Dữ liệu cá nhân phải chính xác và luôn được cập nhật. Các tổ chức cần có các biện pháp đảm bảo dữ liệu không chính xác sẽ được chỉnh sửa hoặc xóa bỏ kịp thời.
• Giới hạn thời gian lưu trữ: Dữ liệu chỉ được lưu trữ trong thời gian cần thiết để phục vụ mục đích đã xác định. Khi mục đích đã hoàn thành hoặc không còn hợp lệ, dữ liệu phải được xóa hoặc làm ẩn danh.
• Toàn vẹn và bảo mật: Phải đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu cá nhân, sử dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để ngăn chặn truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, mất mát hoặc phá hoại dữ liệu.
• Trách nhiệm giải trình: Người kiểm soát dữ liệu phải chịu trách nhiệm và chứng minh sự tuân thủ các quy định của GDPR. Điều này đòi hỏi các tổ chức phải thiết lập quy trình và lưu lại bằng chứng về việc tuân thủ các quy định liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.

>>> Tại sao cần phải biết về Prompt Engineering để giải mã mọi khó khăn trong công việc

Ảnh hưởng đến doanh nghiệp của GDPR là gì?

GDPR đã mang lại nhiều thay đổi quan trọng trong cách doanh nghiệp quản lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Theo GDPR, trách nhiệm tuân thủ các quy định được chia đều giữa bên kiểm soát dữ liệu (đơn vị sở hữu dữ liệu) và bên xử lý dữ liệu (bên thứ ba hỗ trợ quản lý dữ liệu). Nếu bên xử lý dữ liệu vi phạm, bên kiểm soát cũng phải chịu trách nhiệm liên đới, đòi hỏi sự giám sát và hợp tác chặt chẽ giữa các bên để đảm bảo tuân thủ.

Các doanh nghiệp khi ký hợp đồng với bên thứ ba cần phải nêu rõ quyền hạn và trách nhiệm liên quan đến việc xử lý và bảo vệ dữ liệu, đảm bảo sự minh bạch với khách hàng và đối tác. Đồng thời, họ phải xây dựng quy trình quản lý dữ liệu rõ ràng, từ việc xác định dữ liệu cần thiết, vị trí lưu trữ, cho đến biện pháp bảo mật và quy trình báo cáo sự cố.

Trước đây, nhiều doanh nghiệp coi dữ liệu cá nhân như một tài sản riêng, nhưng GDPR đã thay đổi tư duy này khi buộc họ coi đó là trách nhiệm pháp lý. Tuy nhiên, GDPR cũng mở ra cơ hội cho doanh nghiệp nâng cao niềm tin của khách hàng bằng cách chứng minh cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân, từ đó xây dựng uy tín và sự tin cậy trên thị trường.

Hình phạt nếu không tuân thủ GDPR là gì?

Những hình phạt dành cho doanh nghiệp nếu không tuân thủ đúng quy định của GDPR là gì? Nhằm đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định và bảo vệ quyền lợi của người dùng, GDPR đưa ra 2 hình phạt được chia làm hai mức như sau:

• Mức phạt tối đa lên đến 10 triệu EUR hoặc 2% doanh thu toàn cầu của năm trước đó, tùy vào mức nào cao hơn, áp dụng cho các vi phạm cơ bản.
• Mức phạt lên đến 20 triệu EUR hoặc 4% doanh thu toàn cầu của năm trước đó, tùy vào mức nào cao hơn, dành cho các vi phạm nghiêm trọng hoặc không tuân thủ yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Một trong những doanh nghiệp từng bị phạt nặng bởi GDPR là Meta (công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp). Vào tháng 5/2023, Meta bị phạt 1,2 tỷ EUR bởi Ủy ban Bảo vệ Dữ liệu Ireland (DPC) do đã chuyển dữ liệu cá nhân của người dùng Châu Âu sang Hoa Kỳ mà không có cơ chế bảo vệ đầy đủ.

Đây là khoản phạt lớn nhất từng được áp dụng theo Compliance GDPR và đã trở thành dấu mốc quan trọng trong việc thực thi bảo vệ dữ liệu cá nhân. Điều này là lời cảnh báo mạnh mẽ cho các doanh nghiệp rằng vi phạm GDPR có thể mang lại những hậu quả tài chính rất nghiêm trọng.

Làm sao để doanh nghiệp không vi phạm GDPR?

Có 1 GDPR Checklist là cách tốt nhât để các công ty tránh các hình phạt nghiêm trọng. Dưới đây là một số gợi ý mà doanh nghiệp cần tuân thủ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình:

Phổ biến GDPR đến tất cả phòng ban, chỉ định một Cán bộ bảo vệ dữ liệu (DPO)

Không chỉ bộ phận IT, mà tất cả các phòng ban như marketing, tài chính, kinh doanh và vận hành đều phải hiểu và tuân thủ quy định của GDPR.. GDPR cũng yêu cầu các tổ chức phải bổ nhiệm Cán bộ bảo vệ dữ liệu (DPO) nếu tổ chức xử lý dữ liệu lớn hoặc có những yếu tố nhạy cảm. DPO sẽ đảm nhiệm vai trò giám sát, tư vấn về các quy định GDPR và làm đầu mối liên hệ giữa doanh nghiệp và cơ quan giám sát. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro sai phạm và đảm bảo thông tin được xử lý một cách hợp pháp và an toàn.

Kiểm soát mọi dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp của bạn thu thập

Doanh nghiệp cần kiểm soát và hiểu rõ mọi dữ liệu cá nhân mà họ thu thập. Việc này bao gồm xác định nguồn dữ liệu, mục đích thu thập, cách lưu trữ và thời điểm xóa dữ liệu. Chỉ thu thập những dữ liệu cần thiết, tránh thu thập quá mức và phải có sự đồng ý từ phía người dùng.

Tạo và duy trì kế hoạch bảo vệ dữ liệu

Doanh nghiệp cần xây dựng và duy trì một kế hoạch bảo vệ dữ liệu toàn diện, bao gồm các quy trình bảo mật và biện pháp khắc phục sự cố. Các kế hoạch này cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh các thay đổi về quy trình hoặc công nghệ.

Tiến hành các đánh giá nguy cơ định kỳ

Để đảm bảo tính an toàn của dữ liệu, các doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá nguy cơ định kỳ, xác định những lỗ hổng có thể gây rủi ro bảo mật và có các biện pháp khắc phục kịp thời.

Báo cáo ngay lập tức các vi phạm dữ liệu

GDPR yêu cầu mọi vi phạm về dữ liệu cá nhân phải được báo cáo trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện. Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình báo cáo rõ ràng và đào tạo nhân viên để phát hiện và báo cáo vi phạm một cách nhanh chóng.

Minh bạch về động cơ thu thập dữ liệu

Doanh nghiệp phải minh bạch về mục đích thu thập dữ liệu cá nhân. Các thông báo về thu thập dữ liệu phải rõ ràng, tránh ngôn ngữ phức tạp và cung cấp cho người dùng thông tin về cách dữ liệu của họ sẽ được sử dụng.

Hiểu rõ GDPR là gì và tuân thủ các quy định của nó là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào có liên quan đến dữ liệu cá nhân, đặc biệt là khi phục vụ khách hàng tại EU. Với những hướng dẫn và biện pháp cụ thể được EcommerAI chia sẻ, hy vọng rằng các doanh nghiệp có thể tránh những vi phạm nghiêm trọng và thực hiện quản lý dữ liệu cá nhân một cách hiệu quả, minh bạch và an toàn.