Tự động hóa quy trình làm việc (Workflow Automation) là việc sử dụng phần mềm để tự động hóa các bước lặp đi lặp lại trong một quy trình kinh doanh. Mục tiêu là để loại bỏ sự can thiệp thủ công, giúp các tác vụ được hoàn thành nhanh hơn, ít lỗi hơn và hiệu quả hơn. Thay vì con người phải di chuyển thông tin hoặc thực hiện các bước tuần tự, phần mềm sẽ “chủ động” làm điều đó.

Lợi ích của tự động hóa quy trình làm việc

Khi áp dụng tự động hóa quy trình làm việc, các đội nhóm và tổ chức có thể gặt hái nhiều lợi ích đáng kể:

Tăng hiệu quả và năng suất: Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, nhân viên có thể tập trung vào những công việc đòi hỏi tư duy chiến lược và sáng tạo hơn. Điều này giúp đẩy nhanh tốc độ hoàn thành công việc và cải thiện năng suất tổng thể.
Giảm thiểu lỗi: Con người có thể mắc lỗi, đặc biệt là với các tác vụ đơn điệu. Tự động hóa giúp loại bỏ những sai sót này, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu và quy trình.
Cải thiện giao tiếp và cộng tác: Tự động hóa có thể thiết lập các thông báo và chuyển giao công việc tự động giữa các bộ phận, giúp mọi người luôn nắm bắt được tình hình và thúc đẩy sự phối hợp nhịp nhàng hơn.
Đảm bảo tuân thủ: Với các quy trình được chuẩn hóa và tự động, việc tuân thủ các quy định, chính sách nội bộ trở nên dễ dàng và minh bạch hơn, giảm thiểu rủi ro pháp lý hoặc tài chính.
Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, các quy trình tự động có thể dễ dàng được điều chỉnh và mở rộng mà không cần tăng đáng kể nguồn lực lao động, giúp thích ứng nhanh chóng với nhu cầu mới.
Tăng cường tính minh bạch: Mọi bước trong quy trình tự động đều được ghi lại, tạo ra một lịch sử rõ ràng về hoạt động, giúp dễ dàng theo dõi, kiểm tra và báo cáo.

Các loại Tự động hóa Quy trình làm việc

Có hai loại tự động hóa quy trình làm việc: Quy trình kinh doanh (Business Process – BP) và Quy trình robot (Robotic Process – RP).

Quy trình kinh doanh Phương pháp quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management – BPM) là cách doanh nghiệp cấu trúc các quy trình để phục vụ khách hàng tốt nhất. Nó thúc đẩy các quy trình kinh doanh hướng tới tăng hiệu quả để đạt được các mục tiêu kinh doanh trọng yếu. Trong nhiều trường hợp, phần mềm tự động hóa quy trình làm việc được thiết kế dựa trên triết lý BPM. Phần mềm tự động hóa các quy trình kinh doanh để tối ưu hóa các tác vụ vốn trước đây được thực hiện thủ công. Các tính năng tự động điền (autofill) và macro của Excel là những ví dụ ban đầu về tự động hóa quy trình làm việc.

Quy trình robot ngày nay, phần mềm tự động hóa các quy trình robot (được gọi là Robotic Process Automation – RPA) và được thiết kế để robot thực hiện công việc tương tự con người. Trong nhiều trường hợp, bot làm việc cùng với bộ phận IT (cũng như trong các lĩnh vực khác) để hỗ trợ các quy trình hành chính. Bot có thể xác định và đề xuất thông tin liên quan nhất để giải quyết lỗi xử lý. Bot cũng có thể giảm thiểu các yêu cầu hỗ trợ (help desk inquiries), xác thực đăng nhập và can thiệp vào các lỗi xử lý.

Tự động hóa quy trình làm việc là một thuật ngữ kỹ thuật cho một thực hành đã được sử dụng hàng trăm năm. Dây chuyền lắp ráp và sản xuất trong cuộc Cách mạng Công nghiệp và nông nghiệp sau đó, là một số ngành công nghiệp đầu tiên sử dụng quy trình RPA. Mặc dù, những quy trình này dựa trên máy móc – không phải phần mềm.

Các trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình làm việc

Bạn có thể áp dụng tự động hóa cho hầu hết các loại quy trình làm việc. Ví dụ, bạn có thể tự động hóa các tài liệu mẫu onboarding cho nhân sự hoặc thiết lập và tự động hóa các quy trình duyệt cho tất cả các thành viên trong nhóm của mình. Bạn sẽ tìm thấy phần mềm tự động hóa quy trình làm việc trong hầu hết các lĩnh vực và ngành công nghiệp:

Marketing: Các Quy trình Vận hành Marketing (Marketing Operations Processes – MOPS) sử dụng tự động hóa quy trình làm việc cho các chiến dịch Marketing, các kênh giao tiếp với khách hàng và để đo lường các chỉ số cũng như phân tích Marketing.

Sales: Phần mềm Quản lý Quan hệ Khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) cũng cung cấp quản lý quy trình làm việc. Nó tự động hóa giao tiếp với khách hàng, điền biểu mẫu và cộng tác giữa các phòng ban. Ví dụ, một CRM có thể tự động hóa thông báo luồng duyệt và cập nhật dữ liệu bảng điều khiển nội bộ khi khách hàng đã thực hiện một bước cụ thể, như ký tài liệu hoặc nhập thông tin.

Tài chính: Tự động hóa giúp tăng tính nhất quán trong thanh toán, kiểm soát các yêu cầu tuân thủ và hỗ trợ độ chính xác cao hơn trong dự báo và thu nhập.
Sản xuất: Tự động hóa quy trình làm việc bù đắp những thay đổi trong chuỗi cung ứng và cấu trúc kinh doanh. Nó giảm sự trùng lặp và cải thiện lỗi kiểm soát chất lượng. Tự động hóa quy trình làm việc đặc biệt giúp cắt giảm thời gian phê duyệt và chu kỳ mua hàng, ngân sách và chuỗi cung ứng. Ngành sản xuất có thể tự động hóa quy trình làm việc trong các yêu cầu mua hàng, tương tác quản lý hợp đồng và các dự án phát triển sản phẩm ra thị trường (go-to-market).

An toàn thông tin: Phần mềm tự động hóa IT giảm thiểu các mối đe dọa bảo mật với khả năng phản ứng nhanh hơn. Tự động hóa báo cáo sự cố và tích hợp với các công cụ và hướng dẫn bảo mật hiện có có thể giúp IT quản lý tốt hơn các hệ sinh thái hybrid và đám mây. Các công ty cũng có thể tự động hóa quy trình làm việc để giám sát các mối đe dọa an ninh mạng nhằm tăng cường bảo mật.

Vận hành IT: Đối với các hoạt động mạng nội bộ, tự động hóa quy trình làm việc giúp quản lý người dùng mạng trên nhiều phòng ban, như Sales, Tài chính, Pháp lý và hành chính.

Quản lý hệ thống: IT as a service (ITaaS) là một loại phần mềm cho phép các dịch vụ đám mây được quản lý cho các doanh nghiệp, bao gồm lập trình quy trình làm việc. Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc tạo ra các kiểm soát tập trung để cấu hình, triển khai và giám sát mạng lưới kinh doanh. Software Defined

Networking (SDN) và Software Defined Wide-Area-Networking (SD-WAN) là hai hệ thống quản lý mạng IT riêng biệt mà tự động hóa quy trình làm việc cho phép giám sát tích hợp tốt hơn. Tự động hóa quy trình làm việc giúp IT dễ dàng quản lý các hệ thống này trong thời gian thực.

Các tính năng cần tìm trong phần mềm tự động hóa quy trình làm việc

Việc lựa chọn phần mềm tự động hóa quy trình làm việc phù hợp là rất quan trọng để đạt được những lợi ích mong muốn. Dưới đây là một số tính năng thiết yếu cần cân nhắc:

Dễ sử dụng: Một giao diện trực quan và thiết kế thân thiện giúp nhân viên dễ dàng làm quen và điều hướng các công cụ, từ đó thúc đẩy việc áp dụng nhanh chóng và mang lại hiệu quả đầu tư (ROI) vượt trội. Tại EcommerAI, các workflow của chúng tôi được thiết kế để đơn giản tối đa, giúp các đội nhóm dễ dàng bắt đầu sử dụng ngay lập tức mà không gặp phải bất kỳ trở ngại nào.

Tùy chỉnh và linh hoạt: Khả năng tùy chỉnh workflow theo nhu cầu kinh doanh đặc thù là điều cần thiết. Một dịch vụ tự động hóa quy trình làm việc linh hoạt sẽ thích ứng với các yêu cầu vận hành riêng của bạn, đảm bảo sự phù hợp tuyệt đối với các mục tiêu chiến lược. EcommerAI nổi bật với việc cung cấp mọi workflow được thiết kế sẵn cho mọi lĩnh vực, đồng thời cho phép đội nhóm của bạn điều chỉnh và tinh chỉnh các workflow này để giảm thiểu ma sát và đẩy nhanh tốc độ hoàn thành công việc.

Khả năng mở rộng: Giải pháp tự động hóa quy trình làm việc cần có khả năng xử lý khối lượng công việc ngày càng tăng khi doanh nghiệp bạn phát triển. Điều này bao gồm việc hỗ trợ nhiều workflow, nhiều người dùng và lượng dữ liệu lớn mà không làm giảm hiệu suất hay độ tin cậy. Nền tảng của EcommerAI được xây dựng vững chắc để phát triển cùng doanh nghiệp của bạn, đáp ứng mọi nhu cầu tự động hóa quy trình làm việc, bất kể quy mô hay tốc độ tăng trưởng.

Dịch vụ Workflow của EcommerAI – Tối ưu hóa Mọi Quy trình Kinh doanh
EcommerAI là dịch vụ chuyên biệt cung cấp các gói workflow có sẵn, được thiết kế để tối ưu hóa công việc cho mọi ngành nghề và lĩnh vực. Chúng tôi mang đến cho doanh nghiệp bạn các giải pháp low-code và ứng dụng Machine Learning vào từng quy trình vận hành, giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng kinh doanh.
Với EcommerAI, bạn sẽ tìm thấy đa dạng các workflow được thiết kế sẵn, phù hợp với mọi nhu cầu từ bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng, quản lý kho, logistics cho đến các quy trình nội bộ phức tạp. Nền tảng dịch vụ của chúng tôi giúp bạn dễ dàng kết nối các quy trình, thông tin và đội ngũ, từ đó có được cái nhìn tổng thể và liền mạch về toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Các gói workflow của EcommerAI tích hợp sẵn các tính năng phân tích chuyên sâu, công cụ cộng tác hiệu quả và hệ thống quản lý quy tắc kinh doanh linh hoạt. Giải pháp của chúng tôi được xây dựng để vận hành mọi loại workflow, tận dụng logic dựa trên quy tắc để tự động hóa các tác vụ lặp lại, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.
Bằng cách sử dụng các workflow được chuẩn hóa và tái sử dụng từ EcommerAI, bạn có thể giảm đáng kể sự kém hiệu quả, tiết kiệm thời gian quý báu cho đội ngũ để họ tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị chiến lược cao.
Để khám phá thêm về cách EcommerAI giúp doanh nghiệp của bạn tận dụng các gói workflow đa dạng và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động kinh doanh, bạn có thể tham khảo thêm tại website của chúng tôi:

Dịch vụ Workflow của EcommerAI – Tối ưu hóa Mọi Quy trình Kinh doanh

EcommerAI là dịch vụ chuyên biệt cung cấp các gói workflow có sẵn, được thiết kế để tối ưu hóa công việc cho mọi ngành nghề và lĩnh vực. Chúng tôi mang đến cho doanh nghiệp bạn các giải pháp low-code và ứng dụng Machine Learning vào từng quy trình vận hành, giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng kinh doanh.

Với EcommerAI, bạn sẽ tìm thấy đa dạng các workflow được thiết kế sẵn, phù hợp với mọi nhu cầu từ bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng, quản lý kho, logistics cho đến các quy trình nội bộ phức tạp. Nền tảng dịch vụ của chúng tôi giúp bạn dễ dàng kết nối các quy trình, thông tin và đội ngũ, từ đó có được cái nhìn tổng thể và liền mạch về toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Các gói workflow của EcommerAI tích hợp sẵn các tính năng phân tích chuyên sâu, công cụ cộng tác hiệu quả và hệ thống quản lý quy tắc kinh doanh linh hoạt. Giải pháp của chúng tôi được xây dựng để vận hành mọi loại workflow, tận dụng logic dựa trên quy tắc để tự động hóa các tác vụ lặp lại, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.

Bằng cách sử dụng các workflow được chuẩn hóa và tái sử dụng từ EcommerAI, bạn có thể giảm đáng kể sự kém hiệu quả, tiết kiệm thời gian quý báu cho đội ngũ để họ tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị chiến lược cao.

Để khám phá thêm về cách EcommerAI giúp doanh nghiệp của bạn tận dụng các gói workflow đa dạng và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động kinh doanh, bạn có thể tham khảo thêm tại website của chúng tôi: https://ecommerai.com/workflow-automation/

-50%